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Tenha alta performance com estas dicas!

Ser uma pessoa de alta perfomance é para você também!

Tem dias que não são fáceis não é mesmo? Quilos de trabalho, muita gente querendo conversar, discutir ideias e a pilha de serviço está cada vez mais alta. Quando você se dá conta, percebe que após 5 minutos mais alguns quilos de serviço apareceram! Perdido(a) é a palavra para expressar o que você está sentindo pra não dizer que o desespero começa a bater na porta e você não faz a menor ideia de por onde começar a resolver esta loucura toda.

Se você sofre de algum distúrbio de ansiedade, logo bate aquela vontade de usar a sua válvula de escape, que é lógico, você odeia ser escravo (fumar, comer, beber, arrancar os cabelos, alinhar as coisas etc) e que vão te deixar em uma situação ainda pior, porque nada foi feito no fim de tudo.

Mas o que pode me ajudar neste momento crítico?

Respire profundamente

Bem a primeira coisa importante a fazer é oxigenar bem os seus pulmões, faça algumas repetições de respirar profundamente para clarear as ideias. Pode parecer bobagem, mas isso tem um grande efeito em seu corpo.

Está na hora de parar, respirar fundo e colocar a casa em ordem!

O ciência nos diz que, ao respirar profundamente, ativamos o sistema nervoso parassimpático, responsável por relaxar o corpo e a mente, diminuindo a frequência cardíaca, a pressão arterial e a tensão muscular. Também reduzimos o cortisol que é o hormônio do estresse, promovendo uma sensação de calma e bem-estar. Adicionalmente o fluxo aumentado de oxigênio no seu corpo, ajuda seu cérebro a ter mais clareza e a se concentrar.

Existem diversas dicas e recomendações na internet sobre isso, mas uma simples pode ser empregada como inspirar profundamente por 4 segundos, segurar a respiração por 4 segundos, expirar por 4 segundos e segurar a respiração por 4 segundos, isso deve ser repetido por alguns minutos.

Reserve tempo para se planejar

É importante reservar alguns minutos do seu dia para realizar um planejamento básico! Seu plano deve focar em priorizar os assuntos de maior importância primeiro e os de menor relevância depois. 

Por exemplo: Você tem em um dia comum algo como: 

  1. Ligar para um cliente sobre uma grande proposta que está prestes a fechar,
  2. Pagar a conta do carro que está atrasada, 
  3. Cortar o cabelo, 
  4. Buscar a filha na escola, 
  5. Orientar seu time sobre um novo procedimento de trabalho para a auditoria na próxima semana, 
  6. Procurar opções de férias para o próximo ano, 
  7. Reportar para seu chefe como as coisas estão caminhando. 
  8. Diversos de seus pares na empresas estão querendo um horário para falar com você sobre novas iniciativas importantes para a empresa.
  9. Fazer seu curso de inglês.
  10. Fazer atividade física.

Em seu planejamento você deve levar conta o que precisa ser feito agora e não pode ser adiado ou delegado.

1)Ligar para o cliente.
5)Orientar seu time.
4)Combinar com minha sogra pra buscar minha filha hoje na escola.
7)Reportar para o chefe.

Tudo aquilo que puder ser delegado faça o quanto antes em seu planejamento, não esqueça de combinar os prazos e condições e de acompanhar se a execução está sendo feita de maneira apropriada, delegar não quer dizer abandonar ou jogar no colo de outra pessoa.

É importante também que seu planejamento não se foque apenas no agora, ou nas coisas que estão pegando fogo ou explodindo. É importante que ele de atenção a coisas estratégicas que serão importantes a longo prazo.

Mas eu já faço meu planejamento e nunca consigo seguí-lo, parece que só existo para apagar incêndios. 

Bem então talvez esteja na hora de usar o conceito de "quebra ou desdobramento de tarefas".

Quebra ou Desdobramento de tarefas

Esta é uma técnica poderosa para tornar grandes projetos mais gerenciáveis e facilitar a tomada de ações no dia a dia. Ela é um dos fundamentos na filosofia Lean e pode ser aplicada com grande sucesso para aumentar a qualidade e a produtividade de trabalhos coletivos e individuais.

Mas como ela funciona? Bem basicamente é pegar uma grande tarefa ou projeto e quebrar em diversas outras pequenas. Simples assim.

Vamos pegar o exemplo acima o item 6)Férias do próximo ano. Esse é um item importante para manter sua sanidade mental, coesão e união familiar e embora possa ser postergado não deveria ser abandonado. Como podemos aplicar a quebra de tarefas nele?

Planejar as férias pode ser quebrado em diversas etapas. Por exemplo:

  1. Montar lista de sonhos com a família.
  2. Pesquisar sobre os destinos e pontos de interesse.
  3. Pesquisar por preços de passagens, hotéis e atividades locais.
  4. Elaborar um orçamento e adequar o roteiro.
  5. Chegar em um consenso com a família.
  6. Agendar os avisos de férias para as datas planejadas.
  7. Adquirir recursos necessários para a viagem (Passagens, dinheiro, roupas, reservas, bagagem)
  8. Combinar com hotel-pet ou algum familiar para ficar com seus pets (se não forem junto). 
  9. Elaborar checklists, pré-viagem, viagem, retorno viagem.
  10. Executar a viagem.

O seu planejamento agora terá tarefas mais curtas e mesmo que o tempo seja apertado, permitirá que você dê andamento ao projeto "próximas férias". Se você der um peso de 10% para cada uma das tarefas acima, conseguirá acompanhar o status do mesmo até alcançar o 100% concluído. Note que ainda é possível quebrar em tarefas ainda menores como por exemplo no item 7-Recursos. Mas o tamanho ideal vai depender da sua habilidade em testar diferentes tamanhos e verificar o que melhor funciona em sua realidade.

Quais os benefícios de eu fazer isso?

Bem, são diversos os benefícios de se criar tarefas menores. Somos humanos e gostamos de ver as coisas acontecerem, ter respostas rápidas e nos sentir no comando.

Quando olhamos para uma tarefa enorme, logo bate o desânimo e a sensação de que não vamos acabar aquilo nunca. "Então, porquê começar?". Quando quebramos em tarefas menores, conseguimos tornar o desafio menos intimidante, obtemos o feedback do resultado mais rápido e isso gera o sentimento de progresso que cada um de nós precisa para ter confiança e ganhar energia para continuar.

Tarefas menores, também aumentam o nosso foco e diminuem as distrações com outros aspectos do todo. Outro ponto, é que o feedback mais rápido nos ajuda a descobrir problemas mais cedo e a tomar ações de correção o quanto antes. Vamos supor que a família tenha escolhido ir para um local durante as férias de meio de ano para ver a neve, mas durante a pesquisa, descobre-se que nesta época não há neve por lá. Então o plano precisa ser ajustado e tá tudo bem, sem qualquer prejuízo até o momento!    

Posso aplicar esse conceito nas tarefas domésticas?

Sim com toda a certeza! Essa técnica pode ser aplicada em diversas situações em sua vida! 

A limpeza e manutenção de casa pode parecer um monstro sugador de tempo e energia e para muitas pessoas é uma tarefa desanimadora. Então tente quebrar as tarefas por cômodo e dentro do cômodo uma lista de tarefas como, tirar o pó, lavar, aspirar etc. Estabeleça dias da semana específicos para isso e tempos limite para cada coisa.

Tem uma prova ou um concurso para estudar e se preparar? Então você deveria começar se planejando, dividindo o material em tópicos menores que possam ser estudados em intervalos de 0,5 a 4 horas. Evite impor períodos muito grandes de concentração, porque eles não funcionam, seu cérebro irá procurar formas de se distrair com qualquer coisa que aparecer por perto. Estabeleça um cronograma e avalie o progresso diariamente. Use o conceito de flash cards para revisar seu aprendizado, aplicando os periodicamente em seus estudos.

O mesmo vale para a prática de exercícios, perder peso, aprender um novo idioma, fazer a reforma da sua casa, iniciar o projeto de restauração de um carro, montar uma horta na sua casa ou seja o lá o que for que você deseje fazer.

Seguem algumas dicas para te ajudar a realizar a quebra das tarefas:

  • Comece com tarefas maiores, dividindo as tarefas mais complexas em etapas menores e mais gerenciáveis.
  • Seja específico e defina claramente o que precisa ser feito em cada uma das etapa.
  • Estime o tempo que você acredita que será necessário para concluir cada etapa/tarefa.
  • Acredite, planos mudam e você precisa estar atento e aplicar as mudanças quando necessário, ajustando as etapas e o tempo conforme você avança.
  • Não deixe de comemorar suas conquistas, por menores que sejam, esse condicionamento mental é importante para alcançar seus objetivos.

Existem ferramentas que possam me ajudar a aplicar isso no trabalho?

Sim, você pode usar desde os famosos Kanban`s para fornecer um sistema visual de controle e fluxo de trabalho, aplicar o conceito de 5s, usar diagramas de fluxo de processo, ferramentas de análise de caminho crítico, estrutura analítica do projeto, gráfico de Gantt etc. 

A prática demonstra que importante não são as ferramentas, mas a disciplina em aplicar esta técnica. Em um processo disciplinado, será possível ir muito mais longe e se colherá muito mais benefícios, tendo as ferramentas certas.

Agora você pode continuar sua vida fazendo o que sempre fez e esperando que algum milagre aconteça e as coisas mudem, ou pode assumir o controle de sua própria vida e ativamente mudar para melhor experimentando os conceitos abordados neste artigo.



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